설제문 노무사의 ‘알기 쉬운 노무관리’ (114)
Q. 최근 전자근로계약서를 도입하는 사업장이 많아지고 있는데, 법적으로 효력이 있는 것인지 궁금합니다.
1. 전자근로계약서
최근 IT기술의 발전으로 사내에서 전자문서를 활용이 늘어남에 따라 근로기준법에 따른 ‘근로계약서’ 작성·교부에도 전자문서를 사용하는 경우가 늘고 있습니다. 오늘은 고용노동부가 발표한 ‘전자근로계약서 활성화 가이드라인’(이하 ‘가이드라인’)의 내용을 기초로 전자문서를 통한 근로계약서 작성이 유효하기 위한 요건들에 대해 설명 드리고자 합니다.
2. 전자근로계약서 인정 기준
고용부 가이드라인에 따르면 근로계약서가 전자문서로 작성됐다는 이유만으로 문서로서의 효력이 부인되지는 않으나 그것이 법적인 효력을 부여받기 위해서는 당사자들에게 자동으로 배포되고 열람·출력할 수 있을 정도의 안정성과 신뢰성이 담보될 것을 요구하고 있습니다. 구체적으로는 △사내 전산망에 전자근로계약서 작성 시스템을 구축하거나 △외부 전자근로계약서 작성 시스템을 활용하거나 △서면으로 작성한 근로계약서를 스캔 또는 사진 등의 방식으로 전자화 하는 경우를 들고 있습니다.
3. 전자서명
전자근로계약서의 경우에도 서명·날인이 포함돼야 합니다. 전자문서의 서명·날인은 ‘전자서명법’에 규정하고 있는데, 공인전자서명과 그 외의 전자서명으로 나누어집니다. ‘공인전자서명’은 공인인증서에 기초한 전자서명으로, 서명여부 및 변경여부가 공식적으로 확인됩니다. 다만, 이를 사내 전산망에 도입하기에는 기술개발이 쉽지 않아 많이 활용되지는 않습니다. ‘그 외의 전자서명’은 서명자 본인이 해당 전자서명을 했다는 사실이 확인된 경우에 한해 서명의 효력이 발생합니다.
4. 수급기간과 수급액
전자근로계약서를 도입함에 있어 전자근로계약서 작성 및 전자서명 시스템을 구축해 향후 근로계약서 효력여부의 분쟁발생을 예방하는 것이 바람직합니다. /한음노무법인 대표